Михаил Лапин
Помогаю автоматизировать бизнес процессы
Помогаю автоматизировать бизнес процессы
Там делюсь полезными фишками и советами по автоматизации бизнес-процессов
Подписывайтесь
на мой Telegram-канал
на мой Telegram-канал
26 сентября 2024
Импорт базы в amoCRM: полное руководство
Импорт данных в amoCRM — это важный этап для компаний, которые переходят на новую CRM-систему или обновляют существующую базу данных. Правильная настройка и перенос данных позволяют избежать потери информации и начать работу в новой системе без сбоев. В этой статье мы подробно рассмотрим, как выполнить импорт базы в amoCRM, какие данные можно импортировать, а также дадим рекомендации для успешного переноса информации.
Какие данные можно импортировать в amoCRM?
В amoCRM можно импортировать данные в следующие разделы:
Самое удобное в amoCRM — это возможность одновременного импорта нескольких сущностей. Например, вы можете загрузить сделки вместе с контактами и компаниями, связанными с ними. Это экономит время и исключает ошибки при раздельном переносе данных.
- Сделки: сюда входят все активные и закрытые сделки компании.
- Контакты: информация о клиентах и потенциальных клиентах.
- Компании: данные о компаниях, с которыми вы работаете.
- Покупатели.
- Справочники.
Самое удобное в amoCRM — это возможность одновременного импорта нескольких сущностей. Например, вы можете загрузить сделки вместе с контактами и компаниями, связанными с ними. Это экономит время и исключает ошибки при раздельном переносе данных.
Пошаговая инструкция по импорту в amoCRM
Шаг 1. Подготовка данных
Имя менеджера необходимо написать так же, как оно есть в пользователях и правах. Если это поле не будет заполнено, ответственным будет администратор. Обратите внимание, вам необходимо поменять в файле имена менеджеров на ваши.
- Колонка воронки — воронка продаж, если в вашем аккаунте их несколько.
- Статус сделки — этап продажи, на котором находится сделка (например, «Первичный контакт»).
Если вы ранее настраивали воронку продаж и изменяли статусы, то при импорте вам также необходимо отредактировать статусы. Иначе все сделки будут импортированы в первый статус вашей воронки.
- Дата создания.
- Дата закрытия — если вы импортируете уже закрытые сделки, то ваш файл должен содержать дату создания и дату закрытия.
- Тег сделки — тег для группировки или выделения сделок.
Если вы хотите разделить сделки или выделить сделки из числа других, то вы можете задать им тег, можно также задать тег карточке контакта. Обратите внимание, что при импорте всем загруженным сделкам, контактам, компаниям и покупателям автоматически присваивается тег «импорт_дата_время» (отменить его создание невозможно).
Для импорта связанных со сделкой контактов и компаний также необходимы следующие поля:
- Полное имя контакта
- Ответственный за контакт
- Телефон
- Название компании
Шаг 2. Импорт сделок и связанных сущностей
- Перейдите в раздел «Сделки» и кликните на три точки рядом с кнопкой «Настроить».
- Выберите пункт «Импорт».
- Загрузите подготовленный файл для импорта.
- Укажите разделитель для данных (Запятая, Точка с запятой или Табуляция). amoCRM автоматически определяет разделитель, но при необходимости его можно изменить вручную. Если неправильно выбрать разделитель, тогда все столбцы будут объединены в один столбец.
- Поставьте флаг «Не импортировать первую строку (содержит имена полей)», если шапка таблицы не должна импортироваться.
Шаг 3. Сопоставление полей
На этом шаге необходимо правильно сопоставить столбцы из файла с соответствующими полями в amoCRM. Внимательно проверьте все сопоставления. Обратите внимание, если вы импортируете данные сделки, то «Название сделки» является обязательным полем.
Шаг 4. Импорт и проверка данных
- Нажмите кнопку «Импортировать» и дождитесь окончания процесса.
- После завершения импорта перейдите в раздел «Сделки» и убедитесь, что все данные загружены корректно.
Советы по импорту в amoCRM
Импорт покупателей
Если вы работаете с периодическими покупками, стоит импортировать покупателей и связанные с ними контакты и компании. В разделе «Покупатели» вы можете проимпортировать информацию о дате следующей покупки и ожидаемой сумме продажи.
Работа с холодной базой
Если у вас нет ни сделок, ни контактов, вы можете импортировать контакты и связанные компании в разделе справочников. Для этого выберите раздел «Списки». Но не забывайте, что создание сделок для каждого контакта позволит вам использовать все преимущества в виде цифровой воронки с автоматическими продажами и аналитика.
Заранее заведите менеджеров
До импорта создайте менеджеров отдела продаж в amoCRM, чтобы правильно сопоставить ответственных.
Дополнительные поля
Если вы используете дополнительные поля, которых нет в amoCRM, вы можете создать их во время импорта.
Шаблон
Сохраняйте настройки сопоставления полей как шаблон, чтобы сэкономить время при следующих импортах.
Системный тег
Импортированные данные получают системный тег с датой импорта. Используйте этот тег для поиска данных в фильтре.
Поиск дублей
Если вы случайно загрузили дублирующую информацию, воспользуйтесь функцией поиска дублей для сделок. Для этого зайдите в раздел «Сделки», кликните на три точки и выберите функцию поиска дубликатов. Имейте в виду, что эта функция доступна только пользователям с максимальными правами. Также можно объединить дублирующие контакты или компании, выбрав их в разделе «Списки» и отметив необходимые галочкой.
Настройка таблицы
Перейдите в раздел «Сделки» и переключите вид отображения на списочный в левом верхнем углу. Чтобы настроить отображение таблицы, нажмите на три точки и выберите «Настройки таблицы».
Здесь вы можете указать, какие поля вы хотите видеть. Например, добавьте поле «Телефон контакта» в таблицу и уберите поле «Компания сделки». Для редактирования ширины полей просто наведите курсор на край поля и растяните его.
После внесения изменений нажмите кнопку «Готово». Чтобы применить эту настройку для всех пользователей аккаунта, отметьте соответствующую галочку.
Здесь вы можете указать, какие поля вы хотите видеть. Например, добавьте поле «Телефон контакта» в таблицу и уберите поле «Компания сделки». Для редактирования ширины полей просто наведите курсор на край поля и растяните его.
После внесения изменений нажмите кнопку «Готово». Чтобы применить эту настройку для всех пользователей аккаунта, отметьте соответствующую галочку.
Существует несколько причин, по которым данные из файла могут не быть импортированы в amoCRM:
1. Лимит данных. Импорт может быть заблокирован, если в вашем аккаунте достигнут или превышен лимит по количеству контактов, сделок или компаний. В таком случае система не позволит загрузить новые данные.
2. Блокировка аккаунта. Если срок оплаты вашего аккаунта истек или лимиты превышены, и ваш аккаунт заблокирован, это также станет препятствием для импорта данных.
3. Размер файла. Если ваш файл содержит более 10 000 загружаемых данных, процесс импорта может занять значительное время. Кроме того, файлы, превышающие 2 мегабайта, не будут загружены. В таких ситуациях рекомендуется разделить файл на несколько частей.
4. Отсутствие прав. Если у вас нет необходимых прав для создания контактов, компаний или сделок, то вы не сможете произвести импорт данных.
5. Неправильный формат файла. Файл не будет загружен, если он имеет неподходящий формат. Поддерживаемые форматы: .xls, .xlsx, .ods, .csv.
1. Лимит данных. Импорт может быть заблокирован, если в вашем аккаунте достигнут или превышен лимит по количеству контактов, сделок или компаний. В таком случае система не позволит загрузить новые данные.
2. Блокировка аккаунта. Если срок оплаты вашего аккаунта истек или лимиты превышены, и ваш аккаунт заблокирован, это также станет препятствием для импорта данных.
3. Размер файла. Если ваш файл содержит более 10 000 загружаемых данных, процесс импорта может занять значительное время. Кроме того, файлы, превышающие 2 мегабайта, не будут загружены. В таких ситуациях рекомендуется разделить файл на несколько частей.
4. Отсутствие прав. Если у вас нет необходимых прав для создания контактов, компаний или сделок, то вы не сможете произвести импорт данных.
5. Неправильный формат файла. Файл не будет загружен, если он имеет неподходящий формат. Поддерживаемые форматы: .xls, .xlsx, .ods, .csv.
Распространенные ошибки и их решение
Ошибка: «Не задано название сделки/имя контакта/название компании»
Проверьте файл на наличие обязательных полей. Например, если указывается бюджет сделки, обязательно должно быть указано и название сделки.
Ошибка: «Загружаемый файл имеет недопустимый формат»
Убедитесь, что файл не пустой и не поврежден. Проверьте формат и содержание файла перед загрузкой.
Ошибка: «Файл уже был добавлен в очередь»
Вы загружаете файл, который уже находится в процессе импорта. Дождитесь завершения предыдущего импорта или удалите файл из очереди.
Ошибка авторизации
Для решения этой ошибки нужно направить запрос в чат технической поддержки.
Сообщение «Импорт поставлен в очередь»
Импорт может занять некоторое время, если на сервере большая нагрузка. Подождите несколько минут.
Телефон компании импортировался в контакт
Если в файле импорта телефон указан только у компании, но при импорте он попал в контактное лицо, проверьте, правильно ли были сопоставлены столбцы с номерами телефонов в вашем файле и поля в amoCRM во время импорта. Если все сопоставлено верно, обратитесь в техническую поддержку amoCRM.
Ошибка при пустых строках в файле
amoCRM не импортирует пустые строки или строки, в которых не указаны имена контактов. Удалите пустые строки или добавьте необходимые данные в файл импорта.
Импорт завершен некорректно. Не загрузились примечания к контактам
Ошибка может возникнуть, если вы не создали столбцы примечаний в файле импорта или неправильно сопоставили их. Проверьте файл импорта и сопоставление столбцов. При необходимости обратитесь в техническую поддержку amoCRM.
Server error occurred
Вероятно, произошла ошибка в загрузке файла. Попробуйте разделить файл на несколько частей и загрузить их по отдельности.
Ограничения импорта
Объем файла
- Максимальный размер файла для импорта — 2 МБ.
- Максимальное количество строк — 10 000.
Рекомендуем разделять большие файлы на несколько частей.
Примечания
Количество примечаний для импорта не ограничено.
Задачи
Импорт задач не поддерживается.
Автоматический тег «импорт…»
Удаление этого тега невозможно. Он автоматически присваивается всем импортированным данным.
Хранение файлов
Импортированные файлы хранятся в разделе «Посмотреть импортированные файлы» в течение 1 месяца.
Ограничения связей
В amoCRM не поддерживается прикрепление двух компаний к одному контакту или сделке.
Фильтр в Excel
При импорте файла Excel с применением фильтра, система проигнорирует фильтр и проимпортирует весь файл. Для импорта только отфильтрованных данных, скопируйте их в новый файл.
«Кем изменена» и «Когда изменена» сущность
Невозможно импортировать информацию о том, кем и когда была изменена сущность.
Поле «Адрес»
В amoCRM можно создать по одному полю «Адрес» и «Короткий адрес» для каждой сущности.
Получите индивидуальную настройку amoCRM для вашего бизнеса
Следуя инструкциям, изложенным в этой статье, вы сможете легко перенести свои данные клиентов в amoCRM и воспользоваться всеми преимуществами платформы.
Независимо от того, есть ли у вас существующая база данных или вы начинаете с нуля, amoCRM предоставляет гибкие и удобные инструменты для автоматизации бизнеса.
Если вам нужна помощь с внедрением, настройкой или технической поддержкой amoCRM, обращайтесь к официальному интегратору GOLOVOLOMKA. Наши опытные специалисты помогут вам оптимизировать процесс импорта, интегрировать amoCRM с другими вашими системами и обеспечить бесперебойную работу вашей CRM-системы.
Независимо от того, есть ли у вас существующая база данных или вы начинаете с нуля, amoCRM предоставляет гибкие и удобные инструменты для автоматизации бизнеса.
Если вам нужна помощь с внедрением, настройкой или технической поддержкой amoCRM, обращайтесь к официальному интегратору GOLOVOLOMKA. Наши опытные специалисты помогут вам оптимизировать процесс импорта, интегрировать amoCRM с другими вашими системами и обеспечить бесперебойную работу вашей CRM-системы.
